Obeshrabrujuće, ali istinito: Šta u stvari radite tokom radnog vremena?

Scott Belsky se, na predlog kompanije Fast Company, pridružio listi sto najkreativnijih ljudi iz sveta biznisa. Belsky je zamenik direktora Adobe kompanije i autor bestselera ‘Making Ideas Happen’ u kojoj je još jednom pokazao svoju kreativnu stranu, ali i praktičnu. Uspeo je da sve poslove i aktivnosti koje se odvijaju tokom radnog vremena podeli u pet celina što se pokazalo veoma korisno. Prihvatanjem činjenice koliko realno vremena provodite u sređivanju papirologije, odgovaranju na poruke i pozive ili u kreativnom rešavanju problema, prvo će vas obeshrabriti i verovatno razočarati, ali će i pomoći da svoje radno vreme reorganizujete.

Šta, dakle, radite tokom radnog vremena?

Odgovaranje, odgovaranje

U današnje doba, najveći deo vremena zaposlenima odlazi na čitanje i odgovaranje na poštu, sms porukanje, tu je i Whats App, Viber, notifikacije sa Facebooka, Twitera. Lista je svakim danom sve duža.

Belsky: Umesto što trošite vreme na ažurno odgovaranje uglavnom ne tako važnih poruka, čuvajte fokus i budete produktivni za bitne stavke posla, a odgovorima se bavite kasnije. Kontolišite vreme koje provodite na ovim aktivnostima, tako što ćete ga ograničiti što je više moguće. Mobilni uređaji čine vas dostupnim uvek i svuda, a najveća greška svakog zaposlenog jesta stavljanje ove vrste posla na vrh liste prioriteta.

Dobar plan rada

Možda zvuči kao stavka koja će vam oduzeti značajno vreme, ali dobra organizacija je i više nego važna. Raspored u kome ćete jasno odrediti prioritete za dati dan ili nedelju, zajedno sa zakazanim sastancima i drugim obavezama, značajno će olakšati posao, a vas učiniti produktivnijim.

Obeshrabrujuće, ali istinito: Šta u stvari radite tokom radnog vremena?Belsky: Ako verujete da dobra organizacija prednost, potrebno je da uložite i vreme u pravljenje plana koji će doneti rezultate. Ne čekajte zadnji čas. Nađite vreme potrebno za kreiranje dobrog plana i savladajte tehnike optimizacije rada. Iskoristite postojeće šablone rada i prilagodite ih sebi. Odredite prioritete i raspodelite energiju po njima, napravite raspored koji najviše odgovara vašem tempu rada. Najbolji tokovi rada često su visoko personalizovani i na granici neurotičnosti, ali kao takvi vas i drže angažovanim.

Procedure

Zaposleni svaki dan obavljaju niz akcija koje nisu deo strateškog plana već se svode na puku administraciju – to su rutinski poslovi, ali bitni za funkcionisanje. Plaćanje računa ili pripremanje poreskih prijava, materijali za poslovne prezentacije i ostali propratni svakodnevni poslovi jesu važni i neophodni, ali ono što je važno jeste da zadržite fleksiblni pristup po pitanju ovakvih poslova.

Belsky: Kad god je moguće, uštedite vreme i koristite prednosti koje tehnologija pruža i povećajte efikasnost rada. Ako ste vođa tima, ovaj administrativni deo delegirajte kad god ste u mogućnosti.

Nesigurnost

Da li opsesivno pratite statistike koje se odnose na poslovanje vašeg preduzeća ili često proveravate šta kolege misle o vašem radu ili proizvodu na mreži? Nesigurnost u sebe, u svoju ulogu i doprinos na poslu vas nigde neće odvesti. Pohvala kolega ili šefa će vas na kratko utešiti i to nije rešenje.

Belsky: Odredite neki vremenski period kada ćete proveravati svoja dostignuća i rešavati pitanje nesigurnosti. Na primer, svakog dana izdvojite pola sata i bavite se statistikom ili komentarima nadređenih, šta god vas smiruje. A ukoliko ste dovoljno samodisciplinovani, proveravajte na nekoliko dana. Vremenom će ovaj vremenski interval biti sve duži, a vi sigurniji u sebe i svoj rad.  

Rešavanje problema

Ovde na scenu stupa kreativnost. To je deo posla koji zahteva potpuni fokus i rad moždanih vijuga, bilo da razvijate novi biznis plan ili radite na karakteristikama novog proizvoda, bilo da ste deo tima ili solo igrač, kreativni doprinos doneće rešenja.

Belsky: Bez iskrenog angažovanja rezultati trpe. Najefikasnije je kada ste u potpunosti posvećeni izazovima koje treba da rešite. Dakle, ničim niste ometeni, nema upada drugih u kancelariju, telefonskih poziva, čitanja pošte i odgovaranja. Samo vi i zadatak koji čeka rešenje. U okviru timskog rada, do najboljeg rešenja se dolazi kada je tim sastavljen od ljudi koji su zainteresovani za taj problem. Tada se ideje, veštine i sposobnosti svih upotpunjuju i dolaze do izražaja.

Ovi poslovi nisu istog intenziteta i ne zahtevaju podjednaku raspodelu tokom radnog vremena. Zato je važno da budete svesni posla koji radite i u kojoj meri vam pomaže, a u kojoj ograničava vaš rad i produktivnost.